GGVIE modernise son CRM dans un timing record

Une migration en quelques mois, rondement menée. C’est le parcours qu’a connu Groupama Gan Vie (ou GGVIE) avec le passage de son CRM Commercial sur la solution Microsoft Dynamics 365. « L’outil existant était basé sur une technologie que nous souhaitions moderniser », se remémore Yong-Lang Tessier, responsable du projet de GGVIE, à la tête d’une équipe au sein de la direction MOA du spécialiste de l’assurance collective. « Le projet visait à apporter une vision 360° à nos commerciaux, tant sur les courtiers et apporteurs d’affaires avec qui ils sont en relation directe que sur les clients finaux eux-mêmes », reprend la responsable de projet.

L’ancienne solution pilotait les objectifs commerciaux des collaborateurs de GGVIE en charge de la relation avec les courtiers et distributeurs, fonctionnalité qui devait être reprise à temps pour calculer les primes de cette population. 

Et c’est bien la gestion des objectifs des quelque 150 commerciaux de GGVIE qui donne le tempo de la première phase du projet. Démarré en octobre,  il visait à remplacer le logiciel existant dès le mois de février suivant. « Ce rendez-vous sur le premier lot était l’enjeu n°1 pour nous, car nous devions sécuriser rapidement la reprise de données et le moteur de calcul », se souvient Delphine Bouloy, la cheffe de projet de Talan, le partenaire choisi par GGVIE sur cette initiative. « Nous avons mené cette étape chronomètre en mains », abonde Yong-Lang Tessier. Et ce, presque paradoxalement, sans réelles alertes sur le calendrier, les arbitrages éventuels prévus pour tenir les délais n’ayant même pas à être activés !

Circuit décisionnel court

Ce calendrier resserré explique également la décision de l’entreprise de confier directement le projet à une équipe resserrée du pilotage commercial et de la MOA GGVIE, appuyée par un partenaire spécialiste de l’offre de Microsoft. Sélectionné face à deux autres soumissionnaires, Talan amène, dans l’accélération du projet, sa connaissance du cloud, les premiers développements étant effectués sur ses environnements avant le basculement vers une plateforme montée par le groupe. « Un des facteurs clefs de succès de ce projet réside dans les équipes resserrées qui ont été mises en œuvre, en particulier chez Talan. Le circuit décisionnel était très court », se rappelle Yong-Lang Tessier. Le lot numéro 1, basé pour l’essentiel sur le standard Microsoft (avec quelques aménagements pour le calcul des objectifs), est ainsi livré dans les temps par Talan, et propose d’entrée de jeu une intégration à SharePoint.

La transition vers Dynamics 365 est aussi l’occasion pour GGVIE d’améliorer les fonctionnalités par rapport à l’existant, tant en termes d’ergonomie que de fonctionnalités. « Désormais, des tâches sans valeur ajoutée sont automatisées. Par exemple, les visualisations sont maintenant immédiates, que ce soit par un commercial ou par une région », illustre Yong-Lang Tessier. Au grand satisfecit des utilisateurs eux-mêmes, qui accèdent désormais à une interface moderne. « C’est le plus gros succès de ce projet. Des utilisateurs, qui restaient réticents à l’usage de la solution précédente, ont adopté Dynamics 365. Et la prise en main s’avère intuitive et même plus rapide que ce que nous avions anticipé », souligne la responsable de projet de GGVIE, qui note que la gestion du changement a finalement été plus simple qu’attendu en raison de l’ergonomie de la solution livrée par Talan. Le nombre d’utilisateurs du CRM modernisé a d’ailleurs progressé depuis sa mise en service. Pour la direction commerciale, la transition est également bénéfique, puisque la nouvelle solution, au-delà de consolider simplement tous les chiffres, lui permet aussi de construire des objectifs plus fins (par exemple : valoriser certains produits que l’assureur veut mettre en avant).

Un saut vers l’agile

Pour les équipes MOA embarquées, le projet constitue un moyen de se familiariser aux méthodes agiles, en s’appuyant sur l’expertise de Talan en la matière. Avec la volonté affirmée de capitaliser sur ce premier projet mené avec cette méthodologie. « C’était une des idées de cet appel d’offres », confirme Yong-Lang Tessier, qui s’était déjà frottée à ces méthodologies lors de précédentes expériences professionnelles. 

Selon cette dernière, les principes de l’agilité, ne serait-ce que les rituels qui entourent Scrum, ont « largement participé à la réussite du projet, en facilitant le partage des difficultés entre les différentes parties prenantes ». Pour Yong-Lang Tessier, l’expertise de Talan sur cette méthodologie – avec un accompagnement des équipes de GGVIE dans la rédaction des user stories et une préparation rigoureuse des sprints – a beaucoup compté. « Les développeurs étaient très proches de nos besoins, et ont beaucoup échangé avec nous directement sur les écrans de l’application, illustre-t-elle. Et ça, ça vaut 10 000 slides ! Nous avons toujours travaillé dans une relation de proximité avec Talan, alors que nous n’étions pas physiquement sur le même site. »

Passé le cap de la construction de la solution, GGvie et Talan s'attaquent à un second lot, centré sur l'intégration du CRM Dynamics 365 à d'autres systèmes.